Smart Working etiquette: come essere un buon collega da remoto

Lo smart working riguarda l'efficienza e la produttività, ma può anche contribuire a creare uno spirito di squadra e a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, se ben fatto.

La chiave del galateo dello smart working è la comunicazione e la cortesia. Se fate parte di un team che lavora in smart working, é raccomandato seguire delle regole che in ufficio non si applicano, e dunque che molte persone nuove al lavoro remoto potrebbero non conoscere ancora.

In questo articolo, condividiamo alcuni consigli per essere un lavoratore a distanza efficace, e soprattutto un buon collega.

Essere chiari sui propri orari

Essere chiari sui propri impegni è il primo passo per essere un buon collega a distanza. Comunicare la propria disponibilità ai colleghi e assicurarsi di essere a disposizione per loro aiuterà tutti a sapere cosa aspettarsi dagli altri.

Se non potete essere presenti in ufficio per le riunioni, ma potete comunque partecipare tramite videochiamata o telefonata, comunicatelo agli altri in anticipo, in modo che possano pianificare di conseguenza.

Se si verifica un'emergenza che vi impedisce di partecipare a una riunione o di allontanarvi completamente dalla scrivania, comunicatelo il più rapidamente possibile, in modo che nessuno perda tempo ad aspettarvi prima di proseguire la propria giornata.

Tenere conto delle differenze di fuso orario

Se si lavora con un collega remoto, è importante tenere presente la differenza di fuso orario.

Può essere facile dimenticare che una persona che risiede in California potrebbe non essere disponibile negli stessi orari di una persona che risiede a New York.

Questo può essere particolarmente vero se si lavora insieme a un progetto e si ha bisogno di collaborare. È essenziale che coloro che lavorano nello stesso siano a conoscenza di queste differenze, in modo che nessuna delle due si senta ignorata o non rispettata.

Se c'è un problema, è meglio affrontarlo all'inizio del progetto piuttosto che aspettare fino a quando le cose sono state messe in moto o le scadenze sono passate.

Considerate le videoconferenze come opportunità di contatto

La videoconferenza è un ottimo modo per entrare in contatto con i colleghi.

È anche un'opportunità per mostrare loro cosa si sta facendo, cosa si è ottenuto e cosa si è imparato. In questo modo potete condividere il vostro entusiasmo, che porterà a un rapporto di lavoro più sano con i vostri colleghi remoti.

Non abusare delle videoconferenze

Allo stesso tempo, é preferibile non abusare delle videoconferenze.

Una delle maggiori sfide del lavoro a distanza è mantenere un senso di squadra e di collaborazione. Per evitare ipotesi sbagliate, è importante che sia chiaro cosa si sta comunicando ai colleghi remoti.

Che cosa significa? Quando possibile, utilizzate una comunicazione asincrona piuttosto che un contatto sincrono, come una videoconferenza o una telefonata.

In questo modo si eviteranno i malintesi e si eviterà un uso eccessivo di metodi dispendiosi in termini di tempo che potrebbero facilmente far perdere ore preziose (e quindi denaro) ai dipendenti.

É meglio organizzare un evento che si ripete allo stesso orario e allo stesso giorno (ad esempio, lo stand-up giornaliero nello scrum) che interrompere un collega all'improvviso per una videochiamata.

Evita meeting inutili che possono essere una chat

É ben risaputo che molti meeting possono essere dei semplici messaggi vi chat o delle email.

Molte persone non vogliono essere disturbate durante la giornata lavorativa, ed é ancora peggio quando:

• il motivo del meeting non é chiaro
• quando riguarda sforzo analitico (ad esempio, pensare ad una soluzione)
• quando semplicemente é qualcosa che puó essere fatto in modo asincrono

La sincronicitá nel lavoro remoto é in molti casi inutile e non fa altro che rovinare il "flow" dei tuoi colleghi, che non solo peggiorerá il loro umore, ma renderá anche il lavoro del team meno efficiente.

L'etiquette del lavoro remoto é importante per mantenere una buona armonia nel tuo team

Lo smart working è una questione di efficienza, ma può anche aiutare a creare uno spirito di squadra e a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, se fatto bene.

I lavoratori a distanza possono essere più produttivi delle loro controparti in ufficio: infatti, chi lavora da remoto non deve perdere tempo con i trasporti da casa a ufficio, o a rimanere bloccati nel traffico cittadino.

Inoltre, tendono a essere più creativi e a pensare fuori dagli schemi: per questo motivo molti datori di lavoro offrono ai propri dipendenti la possibilità di lavorare a distanza, almeno per una parte del tempo, anziché costringerli a passare tutto il giorno in un cubicolo d'ufficio.

Tuttavia, il lavoro a distanza non è adatto a tutti; alcune persone preferiscono le interazioni faccia a faccia rispetto a quelle virtuali, dunque saranno piú propensi ad una comunicazione costante e sincrona con i propri colleghi.

Lo smart working è una parte importante di qualsiasi luogo di lavoro moderno. Aiuta a mantenere la produttività e la concentrazione sul lavoro, ma rende anche l'ambiente di lavoro più piacevole.

Così come dovreste essere rispettosi dei vostri colleghi quando sono in ufficio, dovete esserlo anche quando non lo sono.